無論承租人或業主，在出租單位之後，都有必要了解關於退租的事宜。也許很多人在退租時，只會草草了事，卻不知道萬一有什麽出錯時，或許就會延申更大的問題。為了保障雙方利益，建議各位業主及租客都必須在退租時簽訂退租通知書。終止租約通知書需要涵蓋什麽內容？又應該注意什麽？今天的文章將會一一告訴大家。
文章概要
退租通知書生效期
在退租時無論是租客或者業主，都應該要簽署一份退租通知書，並附上雙方簽名以作確認。
退租協議書最快的生效期，是在 “死約” 後的一個月後。假設租客希望能夠在死約一結束就直接簽終止租約通知書，也是不具效力的。
退租通知書是否有法律效力
因為終止租約通知書上有租客與業主雙方的簽名，因此，這是一份具有法律效力的文件，應該謹慎處理。
什麽是生約與死約
一般上租屋都是以兩年為租期，並以生約及死約來區分。如果不太清楚兩者的意思，請看以下：
- 死約：租期的前面 12個月稱為死約，意思是無論是租客或業主，都沒有權力在這段期間取消租約。雙方至少要在一年死約滿之後，才能取消租約，也就是第 13個月。
- 生約：當踏入第 13個月，就開始稱為生約，租客或業主雙方都有權力終止租約，並按照規定提出退租事宜。
雖然在租約內並不會直接出現生約或死約的字眼，但是雙方都需要根據租約內的提前終止條款 (Break Clause) 來處理退租事宜。通常雙方都需要在一個月之前通知對方，以及支付一個月租金的代通知金。
哪一方需要准備終止租約通知書
終止租約通知書可以由租客或者業主准備，並沒有指定一定要由誰來提供。通常大部分人都會選擇使用掛號的方式將終止租約通知書寄給對方，因為這樣才能夠有簽收記錄，以更有保障。當然，若要親自將退租通知書交給對方，也一樣可以。
退租書有何內容
退租協議書並沒有一個固定的格式或內容，因此租客或業主在准備時，也可以參考網上的退租通知書範本。
在這裏會列出退租通知書應該列入的資料：
- 業主名字及身份證
- 租客名字及身份證
- 退租日期
- 單位地址
- 雙方同意條款，例如：單位歸還時間、押金退還安排、單位內是否有任何改動 (業主有權要求租客將單位還原) 等
- 業主簽名及日期
- 租客簽名及日期
退租通知書注意事項
退租協議書是重要文件，日後若有任何紛爭，就可以用得著，所以必須謹慎。以下是大家應該注意的事項：
1. 通知期
由於雙方都需要時間來應對，業主需要時間尋找下一位租客，而租客則需要時間尋找另一個居住單位，因此必須給足時間。通常通知期需時一個月，但是仍然應該根據之前所簽訂的租約條款。
2. 書面通知
退租通知書whatsapp 可以嗎？雙方首先應該注意租約條款是否有闡明，若有條款要求必須將終止租約通知書以郵寄的方式寄到指定地點，那麽就千萬不要冒險以 WhatsApp 來通知。即使租約並沒有規定，但是良好的溝通還是必要的，未免日後爭拗，建議通知內容一定要詳細。有可能某一方到頭來不認賬，說沒有收到任何通知，就會導致大家不愉快收場了。注意，假設租客沒有根據合約的協議通知業主退租，即時是生約期間，業主同樣可以將它視為無效的退租通知。
3. 訂明善後事項
退租通知書應該要列明單位是否有任何改動，以及雙方最後所達成的協議。例如租客曾經將某個設施拆除，或將地板換過，而業主願意接受並且不需要租客去還原，這些事項都必須列明在通知書上，以避免任何一方追討舊賬。
4. 交樓
在交樓時，建議雙方都能夠親自出現。業主應該親身觀察單位是否有任何改動，是否與退租通知書上所列出的相同。另外，業主也應該留意，除了租客所指明的部位，其他範圍及設施是否有損壞或還未清走的物品。假設有任何不妥的地方，應該直接在當下就解決，否則日後才來爭拗，事情將會更復雜。尤其是當業主簽署退租協議書後，就代表已經確認了所有事項，必須交還兩個月按金給租客。
什麽情況下不需要退租通知書
不是所有情況都必須有退租通知書，倘若是因為租約滿期，租客才搬離單位的話，雙方是可以直接解約，不需要准備通知書。
什麽時候取回按金
根據香港的租賃協議，按金或押金，需要在租約終止之後，指定時間內退還給租客。而具體的退還時間，則必須依照租約的條款執行。
不過，一般上在租約結束之後，當業主已經檢查過單位並無問題，或是若有任何損壞同意如何扣除費用之後，就必須退還按金。這個過程通常會在租客退還鑰匙，以及完成雙方的手續之後。普遍上租約結束之後的 14 天內，租客就可以取回按金。
假設單位有受損的部分、或業主需要安排維修清理的情況，那麽，業主也可以從按金上扣除這些費用。租客可以要求業主提供有關的收據，以證明這筆費用確實是用來處理單位上的維修與清理的工作。
死約期間退租
假設在死約期間要退租，就需要按照條款的規定來作出賠償。通常在死約期間退租，需要賠償所剩余月份的租金給對方。也就是說，若還剩下 6 個月死約才結束，那麽就必須償還這 6個月的租金給對方。
總結
退租通知書是一項具有法律效力的文件，在退租時，無論是業主或租客，都應該謹慎准備並處理。為了保障雙方的利益，在交樓時也建議雙方都能夠同時出席，以直接在當下確認所有細節，避免以後有所爭拗。通知書可以是由租客准備，抑或是業主，但是，資料必須詳細列出，以保護大家的利益。
繁體中文 
简体中文